Vendas ao governo: entrega, pagamento e IBS/CBS

Identifique o comprador antes de configurar o ERP

Este roteiro trata da preparação de vendas nacionais de mercadorias por empresas para órgãos da administração pública direta, autarquias e fundações públicas. O financeiro organiza a operação; o contador confirma o tratamento tributário. Serviços continuados, importações e regimes específicos exigem revisão própria e não devem herdar automaticamente a mesma configuração.

O primeiro documento a conferir é o que identifica quem compra: nome, CNPJ, natureza jurídica e esfera federativa, ligados ao contrato ou instrumento equivalente. O local que recebe as caixas pode ser diferente da unidade responsável pela compra. Nome de escola, hospital ou secretaria, isoladamente, não resolve o cadastro do adquirente.

A LC 214/2025, no art. 10, § 2º, vincula a regra do fato gerador no pagamento às aquisições da administração direta, de autarquias e de fundações públicas sujeitas ao art. 473. Os regulamentos de IBS e CBS reproduzem essa condição. Empresa pública e sociedade de economia mista não devem ser incluídas apenas porque têm controle estatal. O enquadramento precisa ser demonstrado.

A exceção do art. 473, § 2º, exige duas condições cumulativas: aquisição presencial e dispensa de licitação nos termos da legislação. Marcar apenas uma delas no cadastro não basta para aplicar a exceção. Guarde a informação do procedimento da compra e encaminhe a situação ao responsável fiscal.

Referência: LC 214/2025 consolidada: arts. 10, 348, 372, 472 e 473. Consulta em 05/10/2026 ↗

Referência: Decreto 12.955/2026: regulamento da CBS, arts. 11, 439 a 442 e 464. Consulta em 05/10/2026 ↗

Referência: Resolução CGIBS 6/2026: regulamento do IBS, arts. 11, 439 a 442 e 465. Consulta em 05/10/2026 ↗

Empenho e liquidação da despesa não confirmam dinheiro no banco

Na execução da despesa pública, a Lei 4.320/1964 diferencia empenho, liquidação e pagamento. O empenho formaliza a obrigação orçamentária nos termos da lei; a nota de empenho identifica credor, objeto e valor. Sua existência não demonstra que o fornecedor já entregou todo o pedido nem que recebeu.

A liquidação da despesa verifica o direito do credor com base nos documentos. Na compra de materiais, a lei relaciona contrato, nota de empenho e comprovantes de entrega. O pagamento é uma etapa posterior. Por isso, a situação “liquidado” no acompanhamento orçamentário não deve dar baixa automática no contas a receber da empresa.

Use nomes completos no controle: “despesa pública liquidada” e “pagamento recebido”. A palavra liquidação também é usada em sistemas financeiros para o movimento do dinheiro. Preservar essa diferença evita que um arquivo importado com uma única coluna de situação encerre a venda antes da hora.

O aceite e a conferência da entrega precisam permanecer vinculados à quantidade efetivamente recebida e às eventuais ressalvas. Um protocolo de envio ao órgão comprova o encaminhamento daquela solicitação. Não substitui o retorno que confirma o estágio alcançado.

Referência: Lei 4.320/1964: empenho, liquidação e pagamento, arts. 58 a 65. Consulta em 05/10/2026 ↗

Leia também: Nota fiscal, cobrança e recebimento: como separar os registros

A regra do pagamento precisa ser lida com a transição

A LC 214/2025 prevê, no art. 473, a destinação da arrecadação de IBS e CBS ao ente público contratante, com rearranjo das alíquotas entre os entes. Isso não significa isenção geral da venda ao governo. O art. 472 trata de um redutor próprio, com condições e exceções. Não preencha a proposta comercial com uma redução estimada sem base aplicável.

O art. 372 estabelece a transição desse regime de destinação: ele não se aplica ao IBS e à CBS em 2026; o IBS passa à aplicação integral a partir de 2027; a CBS tem transição distinta, com aplicação integral a partir de 2033. Os regulamentos detalham, no art. 441, a transição da CBS nas compras de Estados e Municípios e de suas autarquias e fundações. Essas datas tratam da destinação da arrecadação, não comprovam que uma integração do ERP esteja disponível.

Como a regra do art. 10, § 2º, remete às aquisições sujeitas ao art. 473, não use a frase “venda ao governo só tem imposto quando recebe” como configuração geral para todos os anos e tributos. Registre a conclusão do contador para IBS e CBS separadamente, com fundamento, período e hipótese da operação. A regra geral de fornecimento e as demais regras temporais continuam relevantes fora do enquadramento específico.

Para 2026, o art. 464 do regulamento da CBS e o art. 465 do regulamento do IBS preveem dispensa de recolhimento para quem cumpre as obrigações acessórias ou está legalmente desobrigado delas. A apuração informativa também está condicionada ao cumprimento das obrigações. Os documentos exigidos para os demais tributos permanecem sujeitos às suas próprias regras.

Fontes verificadas em 5 de outubro de 2026. Este guia não calcula imposto, não escolhe código fiscal para uma compra concreta e não afirma que haja split payment operacional nessa venda. Data do fato gerador, emissão documental, recolhimento e entrada líquida na conta exigem conferências próprias.

Referência: LC 214/2025 consolidada: arts. 10, 348, 372, 472 e 473. Consulta em 05/10/2026 ↗

Referência: Decreto 12.955/2026: regulamento da CBS, arts. 11, 439 a 442 e 464. Consulta em 05/10/2026 ↗

Referência: Resolução CGIBS 6/2026: regulamento do IBS, arts. 11, 439 a 442 e 465. Consulta em 05/10/2026 ↗

Leia também: Split payment: o que é e como pode mudar o caixa da empresa

Mantenha a documentação da entrega mesmo sem recebimento

O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 organiza o início das obrigações documentais por modelo e situação. Para a NF-e modelo 55, o marco geral indicado é 3 de agosto de 2026, com exceções expressas: Simples Nacional, tributação monofásica, importação e sujeitos passivos não contribuintes de ICMS têm condições ou datas específicas. Esse cronograma de IBS/CBS não dispensa a documentação já exigida pelos tributos atuais.

Na venda de mercadorias, relacione pedido, documento fiscal, protocolo, eventos e comprovante da entrega. O fato de o comprador ainda não ter pago não permite suprimir o documento que acoberta a operação. A forma de representar fornecimento e pagamento nos campos fiscais deve seguir o modelo, a versão técnica e a hipótese efetivamente aplicáveis.

A NT 2025.002 da NF-e estava na versão 1.52, disponibilizada em 1º de outubro, na consulta ao portal em 5 de outubro. O financeiro não deve inventar uma segunda venda para registrar um pagamento posterior. Peça à equipe fiscal que documente o vínculo entre os registros exigidos e teste o fluxo no emissor utilizado. Autorização técnica da nota não comprova pagamento nem enquadramento correto.

Referência: Ato Conjunto RFB/CGIBS 4/2026: cronograma documental e exceções. Consulta em 05/10/2026 ↗

Referência: Portal NF-e: NT 2025.002 v1.52, publicada em 01/10/2026. Consulta em 05/10/2026 ↗

Leia também: IBS e CBS em 2026: o que conferir na NF-e antes do fechamento

Exemplo: R$ 30 mil contratados, R$ 18 mil recebidos

Considere um exemplo hipotético de fornecimento nacional de 100 unidades a uma autarquia municipal, pelo preço comercial de R$ 300 cada. O contrato totaliza R$ 30.000 e permite entregas em dois lotes. Os valores abaixo servem exclusivamente para conferir quantidades e saldos. Não representam base de IBS/CBS, alíquota ou tratamento tributário autorizado.

No primeiro lote, 60 unidades são entregues e aceitas. A documentação relaciona R$ 18.000 a esse fornecimento. A despesa correspondente é liquidada pelo órgão e, depois, o pagamento de R$ 18.000 é confirmado na conta da empresa. Para simplificar a conta, o exemplo não contém retenções, descontos, tarifas ou outros abatimentos.

No segundo lote, 40 unidades são enviadas. O órgão aceita 30 e aponta divergência de especificação em dez, que seguem em análise para substituição ou outra providência formal. Há R$ 9.000 associados às 30 unidades aceitas, ainda sem pagamento confirmado. Os R$ 3.000 relativos às dez unidades não podem receber o mesmo estado das demais.

O acompanhamento gerencial fecha assim: R$ 18.000 recebidos, R$ 9.000 de entrega aceita sem pagamento e R$ 3.000 com ressalva ainda não resolvida. A soma é R$ 30.000. Esse fechamento não autoriza reconhecer contabilmente ou cobrar os três grupos da mesma forma; direitos, exigibilidade e documentos dependem do contrato e da análise de cada ocorrência.

Se a empresa marcar os R$ 30.000 como recebidos porque encontrou uma nota de empenho ou um status de despesa liquidada, superestima o caixa confirmado em R$ 12.000. Se tratar os R$ 12.000 restantes como um saldo homogêneo pronto para pagamento, esconde a pendência das dez unidades. A ação seguinte é diferente: acompanhar o processamento dos R$ 9.000 e resolver a ressalva dos R$ 3.000.

Uma substituição posterior deve ser ligada ao lote original e aos documentos fiscais aplicáveis. Não apague a ocorrência nem crie nova receita apenas para fazer a planilha fechar. Se a divergência resultar em devolução ou redução definitiva da contratação, preserve a formalização e encaminhe os ajustes ao contador.

Leia também: Previsto versus realizado: como explicar a diferença no caixa

Uma ficha por contrato, com detalhe por entrega e pagamento

Comece pelos contratos que têm entregas abertas, ressalvas ou valores ainda não recebidos. A mesma ficha pode reunir a visão do contrato, mas cada lote e cada pagamento precisam de identificação própria. O procedimento abaixo é uma recomendação de organização interna, não um formulário oficial de apuração.

• Confirme o adquirente e a contratação: CNPJ, natureza jurídica, ente federativo, contrato ou instrumento equivalente, nota de empenho e responsável pelo acompanhamento.
• Registre cada fornecimento: item, quantidade, preço comercial, data de saída, documento fiscal, comprovante de entrega e referência do aceite ou da ressalva.
• Atualize o estágio do processo público com prova e data: protocolo, informação de liquidação da despesa, ordem de pagamento ou outro retorno identificado. Não transforme uma previsão verbal em etapa concluída.
• Confira cada pagamento: valor atribuído à obrigação, descontos ou retenções documentados, crédito líquido e identificação bancária. Se houver diferença sem suporte, mantenha-a aberta.
• Peça à área fiscal a análise de IBS e CBS por período, regime e operação. Registre obrigação documental, regra temporal, fundamento e versão do emissor. Separe conclusão confirmada de teste e pendência.
• Confronte as quantidades contratadas, aceitas, recusadas e ainda não entregues. Relacione o saldo financeiro às parcelas e às ocorrências correspondentes, sem duplicar o mesmo crédito bancário.
• Defina o próximo passo de cada pendência, responsável e data de revisão. Encerre a ocorrência somente após conferir a resposta e seu efeito nos registros.

Referência: Lei 4.320/1964: empenho, liquidação e pagamento, arts. 58 a 65. Consulta em 05/10/2026 ↗

Leia também: ERP na reforma tributária: como registrar testes e pendências

Retenções, pagamentos agrupados e mudanças de ano

Um crédito bancário menor que o valor atribuído ao pagamento pode decorrer de retenção ou outro abatimento, mas a diferença não prova a causa. Solicite o demonstrativo, identifique natureza e fundamento e confira o comprovante pertinente. Não classifique automaticamente toda diferença como IBS/CBS, split payment ou inadimplência.

Se um depósito reunir várias notas ou entregas, peça a composição e distribua o valor com evidência. Se houver pagamento parcial, preserve o saldo daquela obrigação. Coincidência de valor não demonstra que a nota mais antiga foi quitada.

Entregas próximas da mudança de ano, pagamentos antecipados, devoluções e contratos com cláusulas particulares precisam de análise temporal específica. Leve as datas reais ao contador. A simples mudança do calendário não autoriza deslocar a tributação ou substituir o documento emitido.

O tratamento de compras sujeitas ao Simples Nacional e de operações com regimes específicos também exige conferência própria. Não copie o redutor de uma simulação do regime regular para outra empresa. Este roteiro tampouco resolve pedido de reequilíbrio econômico-financeiro de contrato administrativo, que exige fundamento e prova próprios.

Referência: LC 214/2025 consolidada: arts. 10, 348, 372, 472 e 473. Consulta em 05/10/2026 ↗

Referência: Decreto 12.955/2026: regulamento da CBS, arts. 11, 439 a 442 e 464. Consulta em 05/10/2026 ↗

Referência: Resolução CGIBS 6/2026: regulamento do IBS, arts. 11, 439 a 442 e 465. Consulta em 05/10/2026 ↗

Leia também: Recebimento agrupado: como vincular um crédito a várias vendas

Leia também: Devolução e cancelamento: confira documentos, reembolso e IBS/CBS

O que deve estar comprovado ao terminar a conferência

A entrega interna desta revisão é um conjunto em que cada valor pode ser rastreado ao contrato, ao lote, ao documento, ao estágio informado pelo órgão e ao pagamento, quando existente. O financeiro deve conseguir explicar o saldo sem chamar tudo de “aguardando”. A conclusão fiscal deve indicar o que foi analisado e o que continua dependente de informação.

Para acompanhar o trabalho, conte contratos com etapas e documentos conferidos, pagamentos sem composição e ressalvas sem responsável. Use o total efetivamente examinado como denominador. Uma ficha preenchida não demonstra exatidão de toda a carteira nem redução de prazo de recebimento.

A my selene pode ser considerada na organização da base financeira e fiscal disponível da empresa. A cobertura de dados deve ser conferida para cada conexão e período. A integração com processos de compras públicas, a apuração de IBS/CBS e a execução de split payment não são capacidades comprovadas por este artigo. Leve um contrato com pendência, seu período e o responsável pela revisão para avaliar o próximo passo possível.

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