Créditos de PIS e Cofins em tecnologia: quanto vale revisar no lucro real?

O regime da receita vem antes do cálculo

Mas existe uma condição anterior à conta: estar no lucro real não significa que toda receita da empresa esteja no regime não cumulativo de PIS e Cofins. Para software e serviços de informática, essa diferença pode mudar completamente a conclusão da revisão.

O detalhe que merece uma revisão é a combinação entre o regime de cada receita e o uso de cada gasto. Para descobrir se existe valor não aproveitado, a empresa precisa confrontar contratos, despesas e apurações.

Primeiro, descubra qual receita permite a análise de créditos

Na Solução de Consulta Cosit nº 218/2024, a Receita Federal distingue duas situações para as receitas de licenciamento ou cessão de uso de software de uma empresa de informática no lucro real:

Software nacional desenvolvido pela própria empresa: Regime cumulativo.

Software desenvolvido por terceiros ou importado: Regime não cumulativo.

A consulta também reproduz o tratamento cumulativo dos serviços de informática expressamente previstos na lei, como desenvolvimento, programação, suporte e manutenção de software, nas condições ali descritas. A identificação e o faturamento individualizado dos serviços importam.

Por isso, a revisão começa por uma relação de receitas e contratos. “Empresa de tecnologia”, CNAE ou a palavra SaaS na proposta comercial não encerram o enquadramento. O contador precisa identificar o que foi vendido, quem desenvolveu o software e quais serviços foram efetivamente prestados.

Se a receita estiver no regime cumulativo, não se aplica a ela a sistemática usual de créditos sobre insumos do regime não cumulativo. Não basta comprar servidores ou contratar nuvem para mudar essa conclusão.

Referência: Receita Federal: SC Cosit 218/2024, software próprio, terceiros e importado (consulta em 26/09/2026) ↗

Referência: Lei 10.833/2003 consolidada, arts. 2º, 3º, 10 e 15 (consulta em 26/09/2026) ↗

Onde procurar gastos que merecem revisão

Confirmada a existência de receitas não cumulativas, o próximo trabalho é separar os gastos por fundamento e utilização.

Energia e aluguéis. Há hipóteses legais específicas para energia consumida nos estabelecimentos e aluguéis de prédios, máquinas e equipamentos pagos a pessoa jurídica e utilizados nas atividades da empresa. É preciso conferir os requisitos e a parcela vinculada às receitas que admitem crédito.

Nuvem, processamento, armazenamento e serviços técnicos. Podem merecer investigação como insumos de uma prestação de serviços sujeita à não cumulatividade. Isso não autoriza crédito automático. O STJ definiu que o conceito de insumo deve ser examinado pelos critérios de essencialidade ou relevância para a atividade.

Imagine uma prestadora de processamento de dados: o contrato de infraestrutura usado para executar o serviço do cliente exige análise diferente de uma assinatura usada apenas na administração do escritório. Registre a função do gasto, o serviço atendido e o que ficaria comprometido sem aquele recurso. Essa documentação ajuda a aplicar o critério ao caso concreto; não substitui a conclusão tributária. A interpretação administrativa está no Parecer Normativo Cosit nº 5/2018.

Folha de pagamento e contratação externa. Mão de obra paga a pessoa física não gera esse crédito. Contratar uma pessoa jurídica, por sua vez, não torna qualquer serviço elegível. Nas aquisições domésticas, a lei estabelece requisitos relativos ao fornecedor e à operação; importações exigem análise própria, fora da simulação abaixo.

Uma conta contábil chamada “despesas com tecnologia” não informa tudo isso. O trabalho está em abrir os documentos e identificar a utilização de cada gasto.

Referência: Lei 10.637/2002 consolidada, arts. 2º e 3º (consulta em 26/09/2026) ↗

Referência: STJ: Tema Repetitivo 779, essencialidade e relevância (consulta em 26/09/2026) ↗

Referência: Receita Federal: Parecer Normativo Cosit 5/2018, conceito de insumos (consulta em 26/09/2026) ↗

Exemplo: como R$ 100 mil de base elegível resultam em R$ 9.250

Considere uma empresa hipotética de processamento de dados com receitas corretamente enquadradas na não cumulatividade. Em determinada competência, a revisão identificou R$ 100 mil de base de créditos ainda não aproveitados.

Esse valor já passou pela análise dos documentos, do vínculo com as receitas, das exclusões legais e da ausência de duplicidade. Não representa toda a despesa da empresa. A simulação usa as alíquotas gerais, sem regimes especiais:

R$ 100.000 × 1,65% de PIS: R$ 1.650.

R$ 100.000 × 7,6% de Cofins: R$ 7.600.

Total da competência: R$ 9.250.

Doze competências históricas com a mesma base elegível: R$ 111.000.

As alíquotas e a sistemática de cálculo constam dos arts. 2º e 3º das Leis nº 10.637/2002 e nº 10.833/2003.

R$ 111 mil justificariam atenção nessa empresa hipotética. Para chegar a esse total, porém, cada mês precisaria confirmar as mesmas premissas. Se a base mensal válida fosse R$ 30 mil, o crédito seria R$ 2.775, ou R$ 33.300 em doze competências equivalentes. Se os créditos já tivessem sido aproveitados, o valor adicional encontrado seria zero.

Essas contas não incluem honorários, atualização monetária nem eventual efeito em outros tributos. São uma demonstração de escala, não uma estimativa para uma empresa real ou uma projeção de créditos de PIS e Cofins após 2026.

Referência: Lei 10.637/2002 consolidada, arts. 2º e 3º (consulta em 26/09/2026) ↗

Referência: Lei 10.833/2003 consolidada, arts. 2º, 3º, 10 e 15 (consulta em 26/09/2026) ↗

Receitas mistas exigem separar o que pertence a cada atividade

Uma empresa pode ter receitas cumulativas e não cumulativas. Gastos exclusivos e compartilhados precisam ser identificados. Para os comuns, a lei prevê apropriação direta ou rateio proporcional, observados os requisitos e a consistência do método no ano-calendário.

Em outro exemplo hipotético, suponha R$ 50 mil de gastos comuns que já atendam aos demais requisitos e uma receita bruta não cumulativa equivalente a 60% da receita bruta total do mês. Pelo rateio proporcional aplicável, a base seria R$ 30 mil. Às alíquotas gerais, o crédito seria R$ 2.775, não R$ 4.625.

A diferença de R$ 1.850 mostra por que encontrar despesas é apenas uma parte da revisão. Atribuí-las corretamente às receitas também muda o resultado.

Referência: Lei 10.833/2003 consolidada, arts. 2º, 3º, 10 e 15 (consulta em 26/09/2026) ↗

Crédito identificado não é depósito na conta

A revisão deve distinguir três situações: crédito nunca escriturado, saldo já escriturado e ainda disponível, e eventual contribuição paga a maior. Cada uma exige conferir a origem, o período e a forma legal de utilização.

Aproveitamento fora da competência original demanda a análise das retificações e dos controles pertinentes ao período. A PGFN reúne, entre outros entendimentos, a Súmula CARF 231 sobre comprovação de créditos extemporâneos. A referência a declarações históricas não dispensa verificar quais obrigações se aplicam ao mês revisado.

Não multiplique uma oportunidade mensal por sessenta meses e apresente o resultado como recuperação certa. Prazo, documentos, mudanças na operação e valores já utilizados precisam ser verificados. Também não presuma que todo saldo autorize restituição ou compensação com qualquer tributo.

No caixa, registre separadamente o valor em análise, o validado, o efetivamente utilizado e o eventualmente recebido. Esse cuidado complementa a projeção financeira de treze semanas.

Referência: PGFN: créditos de PIS/Cofins e aproveitamento extemporâneo (consulta em 26/09/2026) ↗

Leia também: Fluxo de caixa de 13 semanas: como montar e atualizar a projeção

Um procedimento que empresa e contador podem executar

Escolher um período e mapear as receitas. Relacionar contratos, serviços, software próprio ou de terceiros e faturamento individualizado.

Selecionar os gastos relevantes. Abrir documentos e contratos por fornecedor, competência e utilização, começando pelos maiores valores recorrentes.

Montar a memória de análise. Para cada item, registrar fundamento, vínculo com a receita, base, exclusões, rateio e responsável pela revisão.

Comparar com a escrituração entregue. Conferir se o crédito já foi registrado ou consumido e quais ajustes seriam necessários.

Concluir e acompanhar. Separar itens aceitos, rejeitados e pendentes. Registrar a execução autorizada e seu efeito efetivamente confirmado.

Uma linha útil de controle reúne: documento, competência, gasto, atividade atendida, regime da receita, base analisada, conclusão e evidência de utilização. O contador consegue explicar ao cliente tanto o valor encontrado quanto o motivo de uma exclusão. O mesmo princípio sustenta a reconstrução de decisões contábeis com evidências.

Leia também: Auditabilidade: como explicar uma decisão contábil meses depois

A transição para a CBS aumenta a importância de um histórico organizado

A CBS substituirá PIS e Cofins a partir de 2027. Por isso, a revisão das competências anteriores deve ficar separada das projeções do novo sistema. Não prolongue os 9,25% deste exemplo como se fossem uma regra futura da CBS.

Organize desde agora o que foi apurado, usado ou permanece pendente de análise. Para distribuir esse trabalho entre os clientes, veja também como priorizar a carteira na reforma tributária.

Referência: PGFN: CBS e substituição de PIS/Cofins a partir de 2027 (consulta em 26/09/2026) ↗

Leia também: Reforma tributária: como organizar as próximas ações de cada cliente

Transforme a dúvida em uma revisão documentada

A pergunta útil para a próxima reunião com o contador é: quais gastos vinculados às nossas receitas não cumulativas foram analisados, quais geraram crédito e quais ficaram de fora, com qual justificativa?

Leve os contratos e uma competência fechada para começar. Se aparecer uma diferença relevante, amplie a revisão com o responsável tributário. Assim, o potencial deixa de ser um número genérico e passa a ter documentos, fundamento e próximo passo.

Conheça a proposta da my selene para contadores e avalie como organizar as informações necessárias ao trabalho. A classificação tributária, a escrituração e a utilização dos créditos dependem da análise e da atuação do profissional responsável.