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Para preparar a análise de créditos de IBS e CBS, relacione cada aquisição ao documento fiscal, ao enquadramento do adquirente, à finalidade do bem ou serviço e à evidência exigida pela regra aplicável. Mantenha IBS e CBS separados e registre o que ainda falta conferir. Uma nota recebida ou um pagamento bancário identificado não demonstram, sozinhos, crédito disponível.
Defina o período, o regime e o ambiente antes da conferência
Este é um roteiro de preparação de evidências para o contador, centrado no regime regular de IBS e CBS. Não calcula créditos de uma empresa nem autoriza aproveitamento. Comece identificando CNPJ, período da operação, regime do adquirente e do fornecedor e tratamento aplicável ao bem ou serviço. Separe simulação, teste e registro com efeitos efetivos.
Em 2026, o art. 348 da LC 214/2025 prevê dispensa de recolhimento condicionada às obrigações acessórias. Não converta valores informativos ou de teste em saldo utilizável sem verificar o tratamento aplicável.
O cronograma oficial diferencia documentos e situações. A publicação de um leiaute e a disponibilização de um ambiente têm significados próprios. Ao trabalhar com NF-e, NFS-e ou outro documento, registre o modelo e a versão da orientação usada; não transporte automaticamente a regra de um para outro.
Referência: LC 214/2025 atualizada: arts. 47, 48 e 348 (consulta em 21/09/2026) ↗
Referência: Receita Federal: orientações e cronograma de documentos da reforma (consulta em 21/09/2026) ↗
A regra exige mais que a presença do XML
O art. 47 da LC 214/2025 relaciona o crédito no regime regular à extinção do débito da operação, com documento fiscal eletrônico idôneo e ressalvas legais, inclusive uso ou consumo pessoal. IBS e CBS são apropriados separadamente, sem compensação cruzada.
O art. 48 dispensa o requisito de extinção exclusivamente se nenhuma das duas modalidades tiver sido implementada: split payment ou recolhimento pelo adquirente. Nessa hipótese, exige destaque correto no documento eletrônico. Não basta constatar que um pagamento específico não usou split payment para aplicar essa dispensa.
Para o caso concreto, o contador deve documentar qual hipótese está usando e qual evidência a sustenta. Se a equipe não consegue identificar a regra ou a informação exigida, o registro permanece em análise. A ausência de uma resposta do sistema não deve ser interpretada como autorização.
Referência: LC 214/2025 atualizada: arts. 47, 48 e 348 (consulta em 21/09/2026) ↗
Monte um conjunto de evidências por aquisição
Use uma identificação estável que permita voltar à origem. Em NF-e, a chave e o item ajudam a relacionar compra, documento e demais registros. Em outros modelos, use o identificador próprio e preserve o documento original. Um arquivo reenviado por e-mail não deve abrir uma segunda aquisição.
O roteiro abaixo é uma recomendação operacional. Ele permite que a revisão encontre tanto o dado quanto a fonte e a data em que foi conferido. Campos sem informação devem permanecer explicitamente pendentes.
- Operação: CNPJ do adquirente e do fornecedor, período, pedido ou contrato, descrição e finalidade do item.
- Documento: arquivo fiscal eletrônico, identificador, situação e eventos pertinentes; registrar divergências entre o documento e a operação.
- Tributos: valores de IBS e de CBS em campos separados, enquadramento conferido e origem da informação.
- Condição aplicável: evidência tributária pertinente ou fundamento da dispensa do requisito, sem substituir essa análise por comprovante bancário.
- Conclusão: responsável pela revisão, data, valor e tratamento definidos, justificativa, documento de suporte e pendências remanescentes.
Referência: LC 214/2025 atualizada: arts. 47, 48 e 348 (consulta em 21/09/2026) ↗
Leia também: IBS e CBS em 2026: o que conferir na NF-e antes do fechamento
Relacione o financeiro sem confundir as confirmações
Um débito no banco ajuda a explicar o pagamento ao fornecedor. A conferência do crédito tributário responde a outra pergunta. Preserve os vínculos, mas não faça o estado financeiro mudar automaticamente o estado da análise fiscal.
Quando uma transferência quita várias notas, distribua o valor com suporte do demonstrativo ou do acordo. Se houver pagamento parcial, desconto, devolução ou compensação comercial, identifique cada componente. Não force uma associação apenas porque dois valores são iguais.
Em 14 de setembro de 2026, a Receita divulgou documentação de novas consultas de apuração da CBS. O anúncio prevê disponibilização gradual em Produção Restrita e Produção Beta: débitos e créditos no início de outubro, pagamentos e recolhimentos pelo adquirente no início de novembro. Documentação publicada não confirma que o serviço esteja disponível para o seu CNPJ, nem demonstra uma integração da my selene.
Quando houver consulta autorizada aplicável, preserve período, ambiente, identificação e data da resposta. O anúncio também prevê consultas incrementais, que trazem alterações. Na preparação do ERP, trate a atualização de uma transação como atualização do mesmo registro, evitando somá-la novamente.
Referência: Receita Federal: documentação das APIs de apuração da CBS, 14/09/2026 (consulta em 21/09/2026) ↗
Leia também: Split payment: vínculo na NF-e não confirma pagamento
Exemplo: R$ 60 mil em aquisições não são R$ 60 mil em créditos
Imagine uma amostra fictícia de 12 documentos de aquisição, somando R$ 60.000. O objetivo é organizar a entrega para revisão, sem calcular imposto, definir alíquota ou afirmar direito a crédito. Após a triagem, a equipe forma quatro grupos que não se sobrepõem.
- Sete documentos, R$ 36.000: documentos e finalidade reunidos, prontos para análise tributária pelo contador.
- Dois documentos, R$ 12.000: finalidade do gasto ainda não esclarecida pela empresa.
- Dois documentos, R$ 8.000: divergência na identificação ou nos dados fiscais a investigar.
- Um documento, R$ 4.000: identificação inicial localizada, mas falta o arquivo fiscal eletrônico adequado.
Leia também: Simples Nacional e IBS/CBS: dados para decidir o regime
Transforme a pendência em pedido que possa ser atendido
A soma fecha: 7 + 2 + 2 + 1 = 12 documentos e R$ 36.000 + R$ 12.000 + R$ 8.000 + R$ 4.000 = R$ 60.000. Os R$ 24.000 fora do primeiro grupo indicam aquisições com pendência de preparação. Não representam perda de crédito. Os R$ 36.000 do primeiro grupo também não são crédito aprovado: a revisão tributária continua necessária.
Para os R$ 12.000 sem finalidade esclarecida, peça ao responsável da empresa a destinação de cada item e o documento que a demonstra. Para os R$ 8.000 divergentes, indique exatamente quais identificações ou campos não conferem. Para os R$ 4.000 restantes, identifique o documento necessário. Cada solicitação deve conter a operação, a lacuna, o responsável e o prazo combinado.
Quando a resposta chegar, preserve a evidência anterior e registre a nova análise. Documento entregue encerra a pendência de entrega; a decisão tributária precisa de seu próprio resultado. Esse cuidado permite explicar por que uma aquisição mudou de situação sem apagar o histórico.
Leia também: Fechamento contábil mensal: documentos, conciliações e checklist
Separe exceções e confirme o resultado no período correto
Compras de fornecedores do Simples têm regra própria de crédito no art. 47, § 9º. Combustíveis, créditos presumidos e outras hipóteses especiais exigem enquadramento específico. Não aplique uma única fórmula a toda a carteira.
Separe ainda aquisições com devolução, cancelamento ou mudança de destinação. Encaminhe os eventos e o histórico ao contador antes de concluir o tratamento. Este roteiro não cobre todas as exceções, prazos de apropriação ou procedimentos de ressarcimento.
A entrega está concluída quando as aquisições do escopo estão identificadas, a decisão sobre cada uma tem responsável e suporte, e os efeitos autorizados foram conferidos no controle ou sistema aplicável. Um campo marcado como revisado no ERP, sozinho, não substitui essa prova. Registre separadamente o que foi preparado, o que foi analisado e o que foi efetivamente confirmado.
Na relação com a empresa, histórico comercial e pendências de atendimento ajudam a cobrar a informação certa sem repetir pedidos. A my selene usa CRM em sua operação interna; a oferta externa está em preparação. Este artigo não anuncia apuração de IBS/CBS, liberação de créditos ou integração automática com as consultas citadas.
Fontes verificadas em 21 de setembro de 2026. Antes de aplicar o procedimento a uma apuração, confira a norma e os atos vigentes para o período, regime, documento e operação.
Referência: LC 214/2025 atualizada: arts. 47, 48 e 348 (consulta em 21/09/2026) ↗
Referência: Receita Federal: orientações e cronograma de documentos da reforma (consulta em 21/09/2026) ↗
Perguntas frequentes
Nota autorizada basta para apropriar crédito?
A autorização deve ser considerada junto da comprovação da operação e das demais condições aplicáveis. Mantenha a revisão dos dados, da finalidade e do enquadramento separada do simples recebimento do arquivo.
Posso tratar pendência de documento como crédito perdido?
Não. Pendência indica o que ainda não foi concluído. A decisão sobre existência, valor e tratamento do crédito depende da análise da operação. Preserve a diferença entre informação faltante e conclusão desfavorável.
Como usar o roteiro em 2026?
Use-o para identificar dados, testar controles e registrar o tratamento definido pelo contador para o período. Mantenha registros de teste separados dos efeitos efetivos e não transforme a presença de valores de IBS/CBS em disponibilidade de crédito.
Fontes consultadas
Fontes utilizadas na elaboração deste artigo.
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