Fechamento contábil mensal: documentos, conciliações e checklist

Comece pelo calendário e pelos responsáveis

Defina com a contabilidade a data de entrega dos documentos, o prazo para responder dúvidas e o momento da revisão. O calendário interno precisa acomodar as obrigações aplicáveis à empresa. Evite adotar um prazo genérico encontrado na internet como se valesse para todos os negócios.

A ITG 2000 (R1), do Conselho Federal de Contabilidade, estabelece que a escrituração se apoia em documentos ou outros elementos que evidenciem os fatos contábeis. O roteiro abaixo é uma proposta operacional para reunir essas evidências. Ajuste sua abrangência ao porte, à atividade e às operações da empresa.

Referência: CFC: ITG 2000 (R1), Escrituração Contábil ↗

Checklist de documentos do mês

Organize os arquivos por empresa, período e tipo. Prefira nomes que permitam localizar a operação sem abrir cada documento. Junto dos arquivos, envie um controle de recebimento: completo, pendente ou sem movimento confirmado pelo responsável. Conforme a operação, reúna:

• Extratos completos de contas bancárias, contas de pagamento e aplicações, com saldos inicial e final e identificação do titular.
• Notas fiscais emitidas e recebidas, arquivos eletrônicos correspondentes e registros de cancelamento, devolução ou substituição.
• Relatórios de contas a pagar e a receber, com valores em aberto, vencimentos, baixas parciais e renegociações.
• Relatórios de cartões, intermediadores e marketplaces, detalhando vendas, taxas, antecipações, estornos e repasses.
• Folha de pagamento, pró-labore, benefícios, encargos e comprovantes de recolhimento preparados pelos responsáveis.
• Contratos novos ou alterados, empréstimos, aquisições de bens, informações de estoque e movimentações com sócios, quando existentes.

Leia também: Adiantamentos de clientes: o que enviar ao contador

Leia também: Empréstimo empresarial: como separar principal, juros e tarifas

Confira movimentos e saldos, conta por conta

Na conciliação bancária, compare cada movimento do extrato com o controle financeiro e confira se o saldo final tem explicação. Uma transferência entre contas da própria empresa deve ser encontrada na origem e no destino. Marcar apenas um dos lados pode distorcer o acompanhamento de entradas e saídas.

Considere um controle que termina com R$ 24.350, enquanto o extrato mostra R$ 24.200. Ao revisar o período, a equipe encontra uma tarifa de R$ 150 ainda não registrada. Após confirmar a cobrança e registrar a tarifa de R$ 150 no controle financeiro, o saldo passa a R$ 24.200 e coincide com o extrato. Se a diferença continuar sem causa conhecida, mantenha a investigação aberta.

Repita a conferência nos recebíveis, fornecedores, cartões e empréstimos. Relacione o saldo de cada controle auxiliar aos registros contábeis, com apoio do contador. Uma conta bancária conciliada não confirma, por si, que todas as demais contas estejam corretas.

Leia também: Conciliação de fornecedores: como conferir o saldo em aberto

Leia também: Recebimentos de cartão: confira taxas, antecipações e repasses

Separe o período da operação da data do pagamento

O CPC 00 (R2) explica que o regime de competência considera os efeitos das operações no período em que ocorrem, mesmo quando o dinheiro se movimenta em outra data. Por isso, o fechamento precisa incluir fatos que ainda não aparecem no banco.

Por exemplo, uma despesa referente a agosto pode ser paga em setembro. Envie o documento e a identificação do período ao contador. Faça o mesmo com serviços prestados, adiantamentos e contratos que atravessam vários meses. A equipe contábil deve avaliar o reconhecimento adequado, conforme as normas aplicáveis.

Referência: CPC 00 (R2): Estrutura Conceitual para Relatório Financeiro, item 1.17 ↗

Leia também: Fluxo de caixa versus lucro: por que o dinheiro pode faltar

Transforme diferenças em tarefas específicas

Registre a conta afetada, o valor, o documento que falta, a pessoa responsável e a data prevista de resposta. “Confirmar a finalidade do Pix de R$ 850 de 18 de agosto” orienta melhor o trabalho do que “verificar extrato”.

Não preencha uma classificação apenas para eliminar um aviso. Solicite o contexto da operação e registre a resposta. A ITG 2000 também exige que a correção de um lançamento indique seu motivo e permita localizar o registro de origem. Preserve esse histórico ao enviar ajustes.

Modelo de pendência com critério de conclusão

Exemplo hipotético: o extrato registra R$ 850 em 18 de agosto e o financeiro não identifica a finalidade. Abra uma pendência para essa operação, sem escolher uma categoria provisória como se estivesse confirmada.

Um registro útil reúne: empresa e conta; data e identificador do movimento; valor de R$ 850; informação ou documento solicitado; responsável pela resposta; prazo combinado; e local da evidência. Ao receber a explicação, registre quem conferiu e quais controles precisam de ajuste.

Marque a pendência como resolvida depois de conferir a evidência e confirmar os ajustes necessários. Um arquivo recebido pode estar incompleto. Se a contabilidade ainda precisa decidir o tratamento, registre essa espera e preserve o responsável. Esse modelo organiza a entrega; o aceite do fechamento continua com o contador.

Entregue um fechamento que possa ser revisado

Ao concluir, entregue os documentos organizados, as conciliações, os ajustes propostos e a relação das pendências ainda abertas. Identifique quem preparou cada conferência e quando ela foi feita. Combine com o contador quais pontos impedem a conclusão e quais exigem acompanhamento posterior.

Na revisão dos relatórios, investigue variações relevantes em relação ao mês anterior. Uma mudança pode ser legítima, como a compra de um equipamento ou uma contratação. A explicação deve estar ligada à operação. Depois da aprovação, controle novas alterações no período para que empresa e contabilidade trabalhem com a mesma versão.