Documentos de marketplace: o que enviar à contabilidade

Comece pela loja, pelo CNPJ e pelo período

Este roteiro se destina ao escritório que recebe documentos de um vendedor de mercadorias em marketplace. A tarefa é preparar um conjunto conferível para análise contábil. Não abrange a contabilidade da própria plataforma nem determina o tratamento tributário de cada venda.

Identifique o CNPJ vendedor, todas as lojas e contas da plataforma e as datas inicial e final da coleta. Guarde também os filtros usados e a data de exportação. Um relatório filtrado pela data de repasse pode omitir pedidos vendidos no mês e ainda não liberados.

A ITG 2000 (R1), itens 5 a 7 e 26, vincula a escrituração aos fatos e à documentação que os sustenta. O conjunto abaixo é uma proposta de organização aplicada ao marketplace, não uma lista obrigatória prescrita pelo CFC.

Referência: CFC: ITG 2000 (R1), itens 5 a 7, 12 e 26. Consultada em 12/09/2026. ↗

Peça os arquivos que explicam cada etapa

Combine com a empresa uma entrega por período, com arquivos originais e um índice que permita localizar as operações. O nome do relatório varia conforme a plataforma. Confira o conteúdo exportado antes de considerar a solicitação atendida.

• Pedidos: identificador, itens, valores, descontos, frete cobrado, situação e datas de venda, envio, entrega e cancelamento, quando disponíveis. Identifique quem assumiu cada desconto.
• Documentos fiscais: XMLs das notas emitidas e os documentos ou eventos relativos a cancelamentos e devoluções, conforme a operação. Relacione a chave ao pedido. Registre o que falta para avaliação do responsável fiscal.
• Movimentações da plataforma: saldo inicial e final, créditos, deduções, bloqueios, liberações e transferências. Preserve a identificação do lote de repasse e sua composição por pedido.
• Comissões e outros serviços: demonstrativos e documentos de cobrança de intermediação, publicidade, armazenagem, logística e demais itens contratados. Evite reunir tudo em uma rubrica sem detalhamento.
• Contratos e alterações: condições de comissão, prazo de liberação, devoluções, retenções e antecipações. Envie a versão que vale para as operações analisadas.
• Banco e antecipações: créditos efetivos, identificação das transferências e, se houver antecipação, demonstrativo com valor original, custo, valor líquido e recebíveis abrangidos.

Leia também: Nota fiscal, cobrança e recebimento: como separar os registros

Separe o repasse da análise da receita

Um repasse pode reunir pedidos diferentes e deduzir cobranças de serviços. Por isso, a passagem do valor dos pedidos ao dinheiro transferido precisa ficar visível. O relatório financeiro também não substitui as evidências de entrega ou as condições comerciais.

O CPC 47, itens B34 a B38, trata da distinção entre principal e agente conforme o controle do bem ou serviço antes da transferência ao cliente. No alcance dessa norma, o principal reconhece a contraprestação bruta a que espera ter direito quando satisfaz a obrigação; o agente reconhece a taxa ou comissão pelo serviço de intermediação.

O contador deve avaliar os contratos e a norma aplicável à entidade. Receber um valor já descontado pela plataforma não transforma, por si só, o vendedor em agente nem define a receita reconhecida. A tributação exige análise própria da operação e do regime; este roteiro não calcula imposto.

Referência: CPC 47: Receita de Contrato com Cliente, itens B34 a B38. Consultado em 12/09/2026. ↗

Exemplo: explique um repasse de R$ 7.950

Exemplo hipotético de conferência financeira, sem apuração de receita contábil, lucro ou tributos. Um lote contém pedidos de R$ 10.000, já entregues e sem cancelamentos, descontos ao comprador ou frete cobrado dele. O demonstrativo lista comissão de R$ 1.200, logística de R$ 500 e custo de antecipação de R$ 50. Esses valores são premissas do exemplo, não preços de uma plataforma.

Depois dessas deduções, o lote tem R$ 8.250: R$ 10.000 menos R$ 1.200, menos R$ 500, menos R$ 50. Desse valor, R$ 300 permanecem bloqueados, com motivo e pedido identificados no demonstrativo. O repasse esperado é de R$ 7.950, confirmado no banco. A conta fecha: R$ 7.950 transferidos + R$ 300 bloqueados + R$ 1.750 em deduções = R$ 10.000.

Os R$ 300 continuam separados no controle para análise e acompanhamento. O bloqueio, sozinho, não comprova uma despesa ou perda. Se a plataforma liberar integralmente esse valor depois, sem novo desconto, vincule o crédito posterior ao mesmo lote. Não crie outra venda para justificar a entrada.

Se o banco mostrar apenas R$ 7.900, haverá R$ 50 a explicar. Confira tarifa, composição do lote e eventuais ajustes antes de alterar o registro. Não preencha a diferença como comissão sem documento.

Confira o saldo que atravessa o mês

Compare os relatórios pela mesma conta da plataforma e data de corte. Parta do saldo inicial, acrescente os créditos do período e deduza cobranças, estornos e transferências, conforme o significado dos campos do relatório. O resultado deve explicar o saldo final e sua divisão entre valores disponíveis, bloqueados e ainda a liberar.

Verifique se a plataforma já mostra os créditos líquidos. Nesse caso, não deduza as comissões uma segunda vez. Um repasse do início de setembro pode conter pedidos de agosto. Preserve ambas as datas e os vínculos para que o contador avalie o período de cada fato.

Quando houver estoque em instalações da plataforma, reúna também a posição de estoque e os movimentos de entrada, saída, retorno e perdas informadas. Relacione os documentos disponíveis e as divergências. Ter vendido pelo marketplace não comprova que todo o estoque sob sua guarda foi conferido.

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Trate devoluções e antecipações pelo pedido de origem

Para uma devolução, relacione pedido, documento fiscal aplicável, retorno físico quando houver e ajuste financeiro. Um estorno no relatório pode ocorrer em data diferente do retorno da mercadoria. Peça o motivo e a evidência de cada etapa antes de tratar todos os registros como um único evento concluído.

Na antecipação, identifique quais recebíveis saíram da programação original e qual valor entrou antes do prazo. Conserve o custo separado e confira se o saldo a liberar já foi reduzido. Esse vínculo impede contar o crédito antecipado e o repasse original como dois recebimentos futuros.

Se um arquivo estiver incompleto, envie uma solicitação específica: loja, período, pedido ou lote, diferença encontrada, documento necessário, responsável e prazo. A resposta precisa resolver a diferença ou explicar o que continua pendente.

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Defina o que o escritório recebeu e aceitou

A preparação termina com arquivos identificados, pedidos vinculados aos repasses, saldos explicados e pendências com responsável e próxima ação. O escritório confirma o recebimento e informa se o conjunto é suficiente para o trabalho combinado. A escrituração e a conclusão contábil permanecem sob responsabilidade do profissional habilitado, conforme a ITG 2000 (R1), item 12.

Registre quantos pedidos ficaram sem documento, quais repasses têm diferenças e quais saldos dependem de liberação ou análise. Quantidade desconhecida deve permanecer como informação ausente. Se houver uma nova exportação ou correção, preserve a versão anterior e indique o que mudou.

Para melhorar a rotina, observe onde a equipe precisa buscar o mesmo arquivo ou reconstruir o vínculo manualmente. Meça o esforço da empresa e do escritório separadamente. Transferir essa busca para o contador não comprova redução do trabalho total.

Referência: CFC: ITG 2000 (R1), itens 5 a 7, 12 e 26. Consultada em 12/09/2026. ↗