Conciliação de fornecedores: como conferir o saldo em aberto

Comece com a mesma data e o mesmo fornecedor

O ERP mostra R$ 13 mil a pagar. O fornecedor cobra R$ 15 mil. O primeiro trabalho é descobrir quais operações compõem esses valores. Um total diferente pode resultar de pagamento sem baixa, devolução ainda em análise, lançamento duplicado ou relatórios extraídos com datas diferentes.

Defina uma data de corte e peça a posição até esse dia, com títulos vencidos e a vencer. Confirme CNPJ da empresa compradora, CNPJ do fornecedor, moeda e estabelecimentos incluídos. Um relatório apenas de vencidos não é comparável ao saldo total de fornecedores.

Guarde os relatórios originais com data de extração. Se o sistema só mostra a posição atual, reconstrua a posição histórica com os movimentos posteriores identificados. Não misture um pagamento de setembro com a posição de agosto sem explicar essa diferença de período.

Reúna a composição do saldo, não apenas o total

A ITG 2000 (R1), nos itens 5 a 7 e 26, relaciona a escrituração aos fatos e à documentação que os sustenta. Para este trabalho, a recomendação operacional é montar um conjunto que permita seguir cada obrigação da compra ao pagamento. A lista abaixo é um roteiro de conferência, não um formulário obrigatório definido pela norma.

• Contas a pagar: saldo inicial, identificação de cada título e parcela, emissão, vencimento, valor original, baixas e saldo restante.
• Compras: pedido, contrato quando houver, nota fiscal e evidência de recebimento da mercadoria ou do serviço.
• Pagamentos: extrato, comprovante de liquidação, favorecido e referência às parcelas pagas. Separe agendamentos e ordens ainda sem confirmação.
• Ajustes: devolução, aceite do fornecedor, crédito concedido e indicação de qual obrigação recebeu o abatimento.
• Contabilidade: razão da conta de fornecedores, composição por contraparte e lançamentos que explicam diferenças em relação ao ERP.

Referência: CFC: ITG 2000 (R1), escrituração, documentação e retificações. Consultada em 11/09/2026. ↗

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Exemplo: de onde vêm os R$ 2 mil de diferença

Considere um exemplo hipotético de compras de mercadorias a prazo de um único fornecedor, em reais. No início de agosto, o saldo conferido era R$ 12.000. No mês, houve R$ 24.000 de novas obrigações, uma devolução de R$ 3.000 aceita e aplicada aos títulos pelo fornecedor e R$ 20.000 de pagamentos liquidados. Não há juros, retenções, adiantamentos ou outros ajustes neste exemplo.

A composição no ERP é: R$ 12.000 mais R$ 24.000, menos R$ 3.000 e menos R$ 20.000, resultam em R$ 13.000 em aberto no encerramento de agosto. Esse valor descreve a dívida remanescente, não o custo das mercadorias nem uma despesa do mês.

O demonstrativo do fornecedor usa o mesmo saldo inicial, as mesmas compras e a mesma devolução, mas registra R$ 18.000 de pagamentos. Por isso, apresenta R$ 15.000. A diferença de R$ 2.000 está nos pagamentos, e a investigação pode se concentrar nesse grupo.

A equipe encontra uma transferência de R$ 2.000 liquidada em agosto, para o favorecido correto, que o fornecedor ainda não vinculou à parcela. Envia a identificação da transação e a referência do título pelo canal autorizado. O fornecedor confirma o crédito, corrige a alocação e apresenta R$ 13.000 na posição revisada. A equipe arquiva essa confirmação e o contador confere os registros correspondentes.

Se os R$ 2.000 fossem apenas um agendamento não executado, a premissa seria outra: o ERP teria reduzido a obrigação sem pagamento confirmado. Nesse caso, seria necessário corrigir a baixa indevida. A coincidência de valor ajuda a localizar uma operação, mas não comprova que ela quitou aquele título.

Trate a causa antes de alterar o saldo

Analise as diferenças por operação. Duas parcelas do mesmo valor podem ter vencimentos distintos; um pagamento pode liquidar várias notas; uma devolução pode gerar crédito para uma compra futura. Forçar todos esses casos a uma baixa integral deixa o saldo difícil de explicar.

• Pagamento agrupado: distribua o valor entre os títulos conforme a identificação do pagamento e a confirmação do fornecedor. Preserve eventual parcela ainda sem destino.
• Devolução: confira documento, recebimento e acordo sobre o crédito. A emissão de uma nota de devolução, isoladamente, não comprova que determinada parcela foi abatida.
• Duplicidade: compare chave da nota, fornecedor, título e parcela. Valores iguais em meses diferentes podem ser obrigações legítimas.
• Adiantamento: mantenha o vínculo com o pedido e só aplique às obrigações correspondentes com suporte. Um crédito sem aplicação não deve desaparecer para fazer o total coincidir.
• Retenções, juros ou descontos: identifique a origem e os documentos de cada componente. A aplicação e a classificação dependem da operação e precisam de avaliação contábil.

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Confronte o financeiro com o razão contábil

Depois de explicar a posição do fornecedor, compare a composição do ERP com o razão contábil na mesma data. Procure compras ainda não escrituradas, baixas em outra conta, diferenças de competência e registros duplicados. Um saldo igual por coincidência pode esconder erros que se compensam.

Evite lançar toda diferença como despesa ou receita. Por exemplo, o item 11 do CPC 16 (R1) prevê que descontos comerciais e abatimentos sejam considerados na determinação do custo de aquisição dos estoques. O contador deve avaliar a natureza do ajuste e a norma aplicável à empresa; nem todo desconto recebe o mesmo tratamento.

Quando houver correção na escrituração, a ITG 2000 (R1), itens 31 a 36, prevê formas de retificação e exige histórico que identifique sua razão e o lançamento de origem. Preserve os documentos e submeta os ajustes ao profissional responsável, inclusive quando o período já estiver fechado.

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O que deve ficar pronto ao final da conferência

Entregue uma composição por título com saldo inicial, movimentos, saldo final, evidências e revisão identificada. Para cada diferença, registre a causa, o valor, o responsável, a próxima ação e o prazo. Se faltar confirmação externa, indique que a conciliação continua pendente naquele ponto.

Uma mensagem enviada ao fornecedor ainda exige acompanhamento. Quando a resposta chegar, confira se a correção aparece no demonstrativo, no ERP e, quando aplicável, no razão. Se houver dúvida sobre um pagamento já realizado, encaminhe a divergência ao responsável antes de autorizar nova saída. A conferência só termina no escopo em que os saldos e seus documentos estão explicados.