Transferência entre filiais: confira estoque, NF-e e IBS/CBS

Comece por quem é dono da mercadoria e quem a recebe

A matriz despacha produtos para abastecer uma filial. O escritório recebe a NF-e e o relatório de estoque, mas o ERP também criou uma venda e um título a receber. Antes de corrigir o saldo, é preciso confirmar a operação: houve apenas deslocamento de mercadorias da mesma empresa ou fornecimento a outra pessoa jurídica?

Peça a identificação completa dos estabelecimentos de origem e destino e confira o vínculo cadastral. Nome fantasia semelhante, endereço compartilhado e sócio em comum não resolvem essa identificação. Uma empresa do grupo pode comprar de outra; nesse caso, a análise precisa considerar o negócio efetivamente realizado.

Este guia aborda o controle de mercadorias próprias entre matriz e filiais de uma empresa brasileira. Armazém de terceiro, consignação, industrialização, comodato e remessa para conserto exigem enquadramento próprio. Não use o roteiro para dar o mesmo tratamento a toda saída sem cobrança.

Referência: LC 214/2025 consolidada, art. 6º, II, e art. 60, § 2º, II. Consultada em 01/10/2026. ↗

A não incidência de IBS/CBS não dispensa o documento

Na LC 214/2025 consolidada, consultada em 1º de outubro de 2026, o art. 6º, II, trata da não incidência na transferência de bens entre estabelecimentos do mesmo contribuinte. O art. 60, § 2º, II, mantém a obrigação de documento fiscal eletrônico nessa hipótese.

Para o escritório, a conclusão precisa reunir natureza da operação, identidade dos estabelecimentos e documento aplicável. A regra de IBS/CBS não substitui a análise de ICMS, IPI e das demais obrigações da operação durante a transição. Tampouco define, por si só, o código fiscal a usar em qualquer ERP.

Separe a movimentação física da análise de créditos tributários. Este roteiro não calcula crédito, não recomenda transferência de crédito entre inscrições e não demonstra apuração ou split payment. Questões dessa natureza precisam de fundamento e verificação específicos.

Referência: LC 214/2025 consolidada, art. 6º, II, e art. 60, § 2º, II. Consultada em 01/10/2026. ↗

Leia também: Créditos de IBS e CBS: evidências para a análise contábil

Monte a conferência com saída, transporte e recebimento

Use um identificador interno para acompanhar a transferência e relacione a ele os documentos, os itens e as evidências da movimentação. A chave da NF-e ajuda a localizar a operação, mas não substitui a contagem do que saiu nem o aceite do que chegou.

Na origem, registre quantidade, unidade de medida, produto e lote quando pertinente. No destino, confira os mesmos elementos e descreva diferenças. Uma caixa com dez peças e dez peças avulsas podem representar a mesma quantidade; dez caixas e dez peças não podem ser comparadas sem conversão documentada.

Registre as datas de emissão, expedição e recebimento separadamente. Se atravessarem o fechamento do mês, o contador precisa saber onde estavam os bens e quais documentos sustentam essa situação na data de corte. Não antecipe o recebimento apenas para que os relatórios das unidades coincidam.

• Origem e destino: estabelecimentos completos, titularidade e responsável em cada ponta.
• Mercadoria: código interno, descrição, unidade, quantidade e identificação de lote, se utilizada.
• Documento: XML, protocolo, chave e eventos pertinentes à situação efetiva da NF-e.
• Movimentação: ordem de transferência, registro de expedição, transporte e conferência do recebimento.
• Diferença: item, quantidade, motivo conhecido ou ainda em investigação, responsável e prazo.

Leia também: IBS e CBS em 2026: o que conferir na NF-e antes do fechamento

Exemplo: 40 unidades expedidas e 38 recebidas

Considere um exemplo hipotético. A matriz tem 200 unidades de uma mercadoria própria, com custo de controle de R$ 50 por unidade, totalizando R$ 10.000. A filial não tem esse item. São transferidas 40 unidades, equivalentes a R$ 2.000 nesse controle. Não há venda a terceiro, frete adicional nem mudança do custo unitário no exemplo. Esses valores não definem base tributária ou valor obrigatório da NF-e.

A expedição confirma a saída de 40 unidades. O saldo físico da matriz passa a 160, equivalentes a R$ 8.000. A filial confere apenas 38 unidades, equivalentes a R$ 1.900. A diferença é de duas unidades, ou R$ 100 pelo custo adotado. O primeiro resultado da conferência é uma pendência, não uma perda comprovada.

A equipe consulta a carga e obtém evidência de que as duas unidades restantes continuam em transporte, com identificação e entrega posterior previstas. Nesse recorte, a composição é 160 unidades na matriz, 38 na filial e duas em trânsito: 200 unidades, total de R$ 10.000. O valor em trânsito não deve aparecer também como estoque disponível na filial.

Quando as duas unidades chegam e a conferência confirma o recebimento, a filial passa a 40 unidades, ou R$ 2.000, e o trânsito fica zerado. A matriz continua com R$ 8.000. O deslocamento não criou mais R$ 2.000 de mercadoria para a empresa nem um recebimento de cliente.

Se a filial importasse a mesma movimentação duas vezes, poderia mostrar 80 unidades. A soma das unidades passaria indevidamente a 240, equivalentes a R$ 12.000. Antes de excluir um registro, confirme pela chave, pelo item e pelo histórico que houve duplicação; duas remessas legítimas com quantidade igual não são o mesmo evento.

Uma diferença aberta não deve desaparecer por ajuste de saldo

Sem a evidência do transporte, as duas unidades do exemplo continuariam como diferença a esclarecer. Quantidade faltante pode decorrer de contagem, unidade de medida, expedição incompleta, recebimento ainda não registrado ou perda. A hipótese escolhida muda o tratamento e precisa ser sustentada.

Se houver avaria, registre quantidade e condição, preserve a ocorrência e encaminhe a avaliação do estoque, dos documentos e de eventual responsabilidade. Não transfira automaticamente a diferença para despesa nem declare crédito tributário perdido ou mantido apenas com base na conferência física.

Quando o trajeto for alterado ou os bens retornarem, preserve o vínculo com a movimentação original. O responsável fiscal deve definir o documento e o procedimento cabíveis à situação real. Apagar a ordem interna não cancela uma NF-e, e cancelar um documento não comprova retorno físico.

Uma transferência entre estabelecimentos também pode gerar despesas reais, como transporte contratado de terceiro. Essa obrigação deve ser conferida separadamente. Ela não converte o deslocamento interno das mercadorias em venda entre as unidades.

Leia também: Frete nas compras: confira cobrança, documentos e IBS/CBS

Confira a regra de emissão e o resultado produzido pelo ERP

As orientações da Receita consultadas em 1º de outubro de 2026 distinguem os marcos por documento e regime. A NF-e do cronograma geral tem marco em 3 de agosto de 2026; os documentos dos optantes do Simples Nacional aparecem no marco de 1º de janeiro de 2027. Há situações específicas com outros prazos. Isso não significa que quem ainda não chegou ao marco de IBS/CBS esteja dispensado dos documentos já exigidos pela legislação aplicável.

Para a NF-e, a NT 2025.002 v1.51 foi consultada nesta revisão como referência de leiaute e regras de IBS/CBS. Guarde a versão efetivamente usada pelo emissor e a tabela de classificação correspondente à operação. O nome “transferência” no cadastro não demonstra que o XML saiu com o tratamento revisado.

O esclarecimento conjunto de 6 de agosto de 2026 separa adiamento de validações automáticas e dever de prestar as informações no cronograma aplicável. Portanto, autorização técnica não encerra a conferência fiscal. Compare o que foi aprovado pelo responsável com o documento produzido.

Antes de aplicar a configuração em produção, teste o cenário pertinente em homologação: origem, destino, itens, quantidades, classificação e efeitos nos módulos de estoque e financeiro. Um XML de teste não comprova circulação real. Preserve essa distinção no relatório entregue ao cliente.

Referência: Receita Federal: orientações da reforma tributária, cronograma por documento e regime. Consultadas em 01/10/2026. ↗

Referência: SVRS: NT 2025.002 v1.51, leiaute e regras da NF-e/NFC-e. Consultada em 01/10/2026. ↗

Referência: Receita Federal e CGIBS: esclarecimento de 06/08/2026 sobre validações. Consultado em 01/10/2026. ↗

Leia também: CST e cClassTrib: como revisar o cadastro antes de emitir a NF-e

Leia também: ERP na reforma tributária: como registrar testes e pendências

Explique a posição das unidades antes de encerrar o período

A ITG 2000 (R1), nos itens 5 a 7 e 26 a 28, relaciona a escrituração aos documentos e elementos que sustentam os fatos. Na transferência, o pacote precisa permitir localizar a origem do registro, o destino da mercadoria e a justificativa de qualquer correção. O contador define o tratamento contábil adequado. Os itens 20 a 24 também tratam da identificação das unidades, da integração da escrituração e da eliminação de contas recíprocas nas demonstrações da entidade.

Confronte a posição por estabelecimento com a visão da empresa, usando a mesma data de corte e o mesmo critério de quantidade e valor. Se o ERP criou títulos internos, verifique como eles são tratados para que não apareçam indevidamente como recebíveis de clientes, dívidas com fornecedores externos ou receita da entidade. Não faça uma baixa bancária fictícia para encerrar um controle interno.

No exemplo, o fechamento da pendência exige as duas confirmações: a entrega das duas unidades e a atualização do saldo correspondente. Se o depósito confirma o recebimento, mas o ERP continua mostrando trânsito, ainda há um registro a concluir. Se o ERP mostra recebimento sem prova física, há uma conclusão a revisar.

Uma ficha de conclusão pode registrar a transferência, a quantidade expedida, a recebida, a diferença final, os documentos, o ajuste realizado, o responsável e a data. Guarde a posição anterior e a corrigida quando houver alteração. A conferência deve poder ser reconstruída por outro profissional autorizado.

Referência: CFC: ITG 2000 (R1), itens 5 a 7 e 20 a 28. Consultada em 01/10/2026. ↗

Leia também: Fechamento contábil mensal: documentos, conciliações e checklist

Entregue ao cliente uma pendência que ele consiga resolver

Em vez de pedir “verifique as transferências”, delimite o caso: “A origem confirmou 40 unidades e o destino registrou 38. Envie o comprovante de recebimento e informe a situação das duas restantes. Após a conferência, confirme também a atualização do estoque.” Indique o responsável pelo depósito e quem acompanha a resposta no escritório.

Para avaliar apoio da my selene, parta de uma operação e dos documentos fiscais disponíveis para aquela empresa. A cobertura das consultas e dos dados deve ser confirmada. O vínculo com o estoque físico, a correção no ERP e o aceite profissional precisam de prova própria; este guia não afirma que a plataforma conclua essas etapas automaticamente.

O escritório pode acompanhar transferências sem recebimento confirmado, diferenças por item e correções ainda não refletidas no sistema. São medidas da fila de trabalho. Só uma comparação documentada de esforço, custo e qualidade permitirá avaliar ganho de tempo ou economia, sem confundir tarefa identificada com problema resolvido.