NFS-e e IBS/CBS: prazos e conferência por cliente

Uma empresa pode ter mais de um prazo na mesma carteira

Este roteiro trata da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica e da organização da conferência pelo escritório, com fontes verificadas em 1º de outubro de 2026. A pergunta é quais operações do cliente precisam de revisão agora e que evidência permite encerrar essa revisão. O calendário de NF-e de mercadorias não deve ser aplicado automaticamente à NFS-e.

Comece pela operação efetivamente contratada. O cadastro do cliente, o CNAE ou a descrição genérica de uma atividade ajudam a localizar informações, mas não substituem a identificação do serviço prestado, de seu enquadramento e do regime vigente. Uma empresa pode executar serviços diferentes, inclusive no mesmo mês.

A LC 214/2025 prevê documento fiscal eletrônico e remete a forma, o conteúdo e os prazos ao ato conjunto das administrações tributárias. Por isso, separe quatro registros no controle: obrigação aplicável, ambiente de emissão, conferência do documento e providência ainda necessária.

Referência: LC 214/2025 consolidada, arts. 60, 62 e 348. Consulta em 01/10/2026 ↗

Como separar os marcos de outubro, dezembro e janeiro

O art. 1º, inciso III, do Ato Conjunto RFB/CGIBS 4/2026 estabelece os seguintes marcos para a NFS-e, em relação aos fatos geradores ocorridos a partir dessas datas. O enquadramento do prestador e eventuais exceções devem ser verificados antes de usar a lista.

Para os optantes pelo Simples Nacional, o § 1º do mesmo artigo fixa o início da obrigação tratada nesse ato em 1º de janeiro de 2027. Isso não suspende as obrigações de emissão já existentes para o ISS nem resolve, por si só, qual emissor o cliente deve usar. Também não equivale à escolha do regime de recolhimento de IBS e CBS.

O marco de 1º de outubro não transforma todo faturamento recebido em outubro em fato gerador de outubro. Confira a operação e a regra temporal aplicável. Data de pagamento, competência informada e data de emissão precisam ser relacionadas e explicadas, sem substituir uma pela outra por conveniência.

• 1º de outubro de 2026: serviços também sujeitos ao ISS, enquadrados na lista da LC 116/2003, que não estejam nas exceções das alíneas a, b e c do inciso III.
• 1º de dezembro de 2026: fornecimentos de plataformas digitais e serviços intermediados nas hipóteses expressas do ato; serviços dos subitens 1.03, 1.05, 1.09 e 16.01 da lista da LC 116/2003.
• 1º de dezembro de 2026: bens imateriais fora da lista e não sujeitos ao ICMS, receitas de condomínios, locações, cessões onerosas e arrendamentos previstos no ato, observada a ressalva para serviços da alínea d, além dos demais serviços da alínea h.

Referência: Ato Conjunto RFB/CGIBS 4/2026, art. 1º, III e § 1º. Consulta em 01/10/2026 ↗

Leia também: Simples Nacional e IBS/CBS: dados para decidir o regime

Confirme o caminho de emissão de cada cliente

A LC 214/2025 permite que municípios e Distrito Federal autorizem o uso do ambiente nacional ou, quando houver emissor próprio, compartilhem os documentos no leiaute padronizado com o Ambiente de Dados Nacional. A data de uma obrigação tributária não demonstra, sozinha, que toda empresa deva abandonar o mesmo sistema no mesmo dia.

Registre o município, o portal ou integração realmente utilizado e a orientação local vigente. Peça ao responsável pelo faturamento um documento recente e a evidência de como ele foi emitido e consultado. Se o cliente usa ERP conectado ao emissor municipal, a conferência deve alcançar o retorno dessa integração.

No controle técnico, diferencie versão publicada, versão instalada, teste em produção restrita e emissão em produção. O portal nacional registra evoluções do emissor web e da consulta pública com IBS/CBS em agosto de 2026. Esse histórico não comprova a configuração do ERP de um cliente nem a implantação de todas as funcionalidades descritas em notas técnicas posteriores.

Guarde a versão da documentação consultada, o ambiente e a data do teste. Uma resposta do suporte como “sistema atualizado” precisa ser acompanhada do cenário coberto e do arquivo resultante. Se só existe teste, mantenha a primeira conferência de produção pendente.

Referência: LC 214/2025 consolidada, arts. 60, 62 e 348. Consulta em 01/10/2026 ↗

Referência: Portal NFS-e: atualizações e implantações dos sistemas. Consulta em 01/10/2026 ↗

Referência: Portal NFS-e: documentação técnica da reforma tributária e anexos. Consulta em 01/10/2026 ↗

Exemplo: doze operações, três grupos de acompanhamento

Considere um exemplo hipotético de um escritório com doze operações de serviços a acompanhar, todas com fatos geradores em outubro. São três clientes fictícios, e o enquadramento de cada operação já foi validado pelo responsável tributário. O exemplo não calcula imposto nem estabelece uma classificação para outros contratos.

O cliente A, fora do Simples Nacional, tem seis operações de serviços sujeitos ao ISS enquadradas na alínea d. Elas entram no grupo de revisão do marco de outubro. O cliente B, também fora do Simples, tem quatro operações do subitem 1.05, sem hipótese que altere esse recorte. Para a obrigação tratada no ato, seu marco é dezembro. O cliente C é optante do Simples e tem duas operações, acompanhadas no marco de janeiro de 2027, mantendo as obrigações atuais de emissão.

Na conferência das seis operações de A, o escritório encontra quatro documentos com as informações verificadas e dois com campos pendentes, embora aceitos pelo sistema. O relatório registra seis documentos examinados, quatro com conferência concluída sem pendência, aproximadamente 66,7% do grupo, e dois ainda pendentes. Os outros seis casos continuam no plano de preparação de B e C. São amostras para preparar o fluxo das operações futuras; o prazo posterior não torna os fatos geradores de outubro sujeitos retroativamente à nova obrigação.

A soma do escopo é 6 + 4 + 2 = 12 operações. Não se deve informar que toda a carteira está regular porque doze notas foram aceitas, nem usar os seis casos de prazo posterior como documentos já revisados para a obrigação de outubro. Contagem de notas, cobertura da conferência e conclusão tributária têm denominadores próprios.

Para as duas pendências, registre o campo e a causa observada. Uma decorre de parâmetro ausente no cadastro; outra, de informação do tomador ainda não obtida. A primeira exige revisão do parâmetro e novo teste. A segunda exige obter o dado com o cliente. Ambas só encerram depois da análise do documento e do tratamento aplicável à nota já emitida.

Referência: Ato Conjunto RFB/CGIBS 4/2026, art. 1º, III e § 1º. Consulta em 01/10/2026 ↗

Leia também: Como melhorar a precisão da revisão sem esconder as pendências

Confronte a operação com o documento final

Adote uma ficha por cenário recorrente e amplie a amostra quando surgirem diferenças. Escolher apenas uma nota simples pode deixar de fora serviços com redução, exportação, local de incidência diferente ou situação especial. A cobertura precisa indicar quais cenários foram examinados.

O procedimento abaixo é uma recomendação de organização. Ele não substitui a legislação, o leiaute vigente nem a revisão profissional da tributação. Para cada item divergente, registre o valor esperado, a evidência utilizada e o valor efetivamente encontrado.

• Identifique cliente, regime na data relevante, município, contrato ou ordem de serviço, operação e período. Registre o fundamento do prazo selecionado.
• Reúna a informação enviada ao emissor e o documento final disponível para consulta, incluindo o XML quando disponibilizado pelo fluxo, sua chave ou identificador e os eventos posteriores. Uma tela de cadastro não prova o conteúdo transmitido.
• Confira as partes, o serviço, as datas, o local e os campos de IBS/CBS exigidos para aquele cenário. Examine classificação, base, alíquota, reduções e valores conforme a regra aplicável, sem copiar parâmetros de outra empresa.
• Compare o arquivo final com a representação consultada pelo cliente. Se a aparência da nota não esclarecer os novos campos, confirme no registro eletrônico e na documentação do emissor antes de concluir que eles não existem.
• Relacione o documento ao faturamento e à cobrança para explicar diferenças. Preserve o pagamento em controle próprio: a emissão não comprova recebimento, segregação por split payment ou recolhimento.
• Registre conclusão, revisor, data, versão e pendências. Ao corrigir, confira o efeito no destino e a situação da nota original antes de substituir ou emitir novamente.

Referência: LC 214/2025 consolidada, arts. 60, 62 e 348. Consulta em 01/10/2026 ↗

Referência: Portal NFS-e: documentação técnica da reforma tributária e anexos. Consulta em 01/10/2026 ↗

Leia também: Nota fiscal, cobrança e recebimento: como separar os registros

Leia também: Exportação de serviços no IBS e na CBS: quais evidências reunir

Nota aceita ainda pode exigir correção

A orientação do CGNFS-e de 7 de agosto informa que, até 31 de dezembro de 2026, a ausência de informações de IBS/CBS não provoca rejeição pelo sistema nacional. A mesma orientação alerta que a omissão pode representar desconformidade conforme o prazo aplicável. Essa flexibilização de validação não é uma dispensa geral de preenchimento.

Se uma nota passou, mas o arquivo não contém o que deveria, preserve o documento e o retorno. Identifique se o problema está no dado de origem, no cadastro, na geração do arquivo ou na recepção. O tratamento da nota emitida deve seguir a regra e os recursos de correção, substituição ou cancelamento aplicáveis ao emissor e à operação.

Não crie uma segunda nota apenas para testar se o campo aparece. Primeiro confirme a situação da emissão original. Em resposta desconhecida ou integração interrompida, a consulta evita confundir falta de retorno com falta de emissão.

Referência: CGNFS-e: prazos e validação de IBS/CBS na NFS-e, 07/08/2026. Consulta em 01/10/2026 ↗

Conformidade exige acompanhamento das inconsistências

O Ato Conjunto 5/2026 regulamenta o Programa Nacional de Conformidade Tributária para 2026. Para quem não cumprir integralmente as obrigações acessórias, o art. 2º, § 1º, exige cumulativamente aumento contínuo e progressivo de documentos com campos corretos, atendimento tempestivo às comunicações, retificação até 31 de dezembro das inconsistências comunicadas e indicação e manutenção de profissional contábil responsável.

A indicação do contador e o acesso às comunicações dependem dos meios e poderes previstos no art. 3º. O vínculo comercial com o escritório não substitui autorização expressa nem habilitação no sistema. No acompanhamento, associe cada comunicação à empresa, ao documento afetado, ao responsável e ao prazo real.

A LC 214/2025 condiciona a dispensa de recolhimento de IBS/CBS em 2026 ao cumprimento das obrigações acessórias. Também prevê, no art. 348, §§ 3º e 4º, prazo de sessenta dias contado da intimação na hipótese ali definida e extinção da penalidade com seu atendimento. Essas regras precisam ser aplicadas ao caso concreto; não autorizam adiar toda correção para o fim do ano.

Como evidência operacional, mantenha a relação de documentos examinados, diferenças encontradas, providências e confirmações. Uma taxa interna de conferência ajuda a organizar o trabalho, mas não certifica enquadramento no programa nem substitui a avaliação fiscal.

Referência: LC 214/2025 consolidada, arts. 60, 62 e 348. Consulta em 01/10/2026 ↗

Referência: Ato Conjunto RFB/CGIBS 5/2026: Programa Nacional de Conformidade Tributária. Consulta em 01/10/2026 ↗

O que entregar ao cliente depois da revisão

Entregue uma relação por operação com prazo aplicável, emissor confirmado, documentos conferidos e pendências. Para cada exceção, indique o dado ou ajuste necessário, quem o fornecerá e quando será conferido. Se a emissão já ocorreu, inclua a decisão sobre o documento original e a prova do efeito da correção.

Quando a informação ainda não permite concluir o enquadramento, mantenha esse ponto explícito. Não preencha a ausência com a data mais conveniente. Regimes específicos, pessoas físicas, situações de dispensa e mudanças de regime exigem análise própria, fora das premissas simplificadas do exemplo.

Na my selene, a consulta à base fiscal disponível pode apoiar a localização das informações que o escritório precisa revisar. A cobertura da NFS-e e das integrações deve ser confirmada para a empresa e o município. Este roteiro não comprova apuração automática, correção de notas ou acompanhamento do PNCT pela plataforma. O próximo passo é delimitar a necessidade e verificar o escopo disponível com o responsável.

Leia também: Reforma tributária: como organizar as próximas ações de cada cliente