Perdas de estoque: evidências e estorno de créditos de IBS/CBS

A diferença aparece no inventário, mas a causa precisa ser apurada

O estoque do ERP mostra uma quantidade e a contagem física encontra outra. A empresa pede ao escritório que ajuste o saldo para fechar o mês. Antes de aceitar a baixa, é preciso saber se há mercadoria em outro endereço, remessa em trânsito, movimentação não registrada, erro de unidade ou perda efetiva.

Esse trabalho tem consequências distintas. A quantidade física precisa ser explicada; a contabilidade precisa avaliar o reconhecimento da perda; e a área fiscal precisa conferir o tratamento dos créditos. Fazer o saldo do ERP coincidir com a contagem não encerra as três análises.

Este roteiro trata de mercadorias adquiridas para estoque e da preparação da análise de créditos no regime regular de IBS e CBS. Não define o tratamento de perdas de produção, importações sob regime especial, dedutibilidade no IRPJ ou regras de ICMS, PIS e Cofins. Esses temas podem coexistir e exigem conferência própria.

O estorno depende do bem e do crédito que foi apropriado

O art. 47, § 6º, da LC 214/2025 determina que o adquirente estorne o crédito apropriado se o bem adquirido perecer, deteriorar-se ou for objeto de roubo, furto ou extravio. O ponto de partida é localizar a aquisição e o crédito relacionado, não aplicar uma alíquota estimada sobre o preço atual de venda.

A própria lei exige controles separados para o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição Social sobre Bens e Serviços (CBS). Preserve essa separação na memória de cálculo. O valor contábil do estoque, o valor da nota e o montante de crédito não são necessariamente iguais.

Para a CBS, o art. 48 do Decreto 12.955/2026, no texto atualizado consultado em 2 de outubro, detalha o estorno dos créditos relacionados à aquisição, inclusive de serviços. Prevê documento fiscal vinculado à aquisição, com os valores discriminados. A referência específica à CBS não deve ser usada, sozinha, para definir todo o procedimento do IBS.

Se não for possível determinar qual aquisição corresponde ao bem, o § 2º desse artigo do regulamento da CBS manda observar a ordem cronológica a partir da aquisição mais recente, respeitando a quantidade do documento. Isso não autoriza escolher a nota de maior crédito nem substitui a pesquisa dos registros de estoque. Documente por que a identificação não foi possível.

Referência: LC 214/2025 consolidada: arts. 47 e 348. Consultada em 02/10/2026. ↗

Referência: Decreto 12.955/2026 atualizado: art. 48, estorno de créditos de CBS. Consultado em 02/10/2026. ↗

Leia também: Créditos de IBS e CBS: evidências para a análise contábil

Em 2026, destaque no documento não comprova crédito disponível

A análise precisa começar pelo regime e pelo período. O art. 348 da LC 214/2025 prevê dispensa de recolhimento em 2026 para quem cumpre as obrigações acessórias aplicáveis. A presença de campos de IBS e CBS no XML não demonstra, isoladamente, que existe crédito apropriado a estornar.

As orientações oficiais da Receita distinguem cronogramas de documentos, regimes e disponibilização de ambientes. Confira a regra da operação e se o registro examinado pertence a teste ou produção. Não lance um ajuste fiscal real a partir de uma simulação do ERP.

Na ficha de revisão, identifique o período da aquisição, a ocorrência da perda, o momento em que ela foi conhecida e a situação do crédito. Se a informação chegou depois de um fechamento, preserve o histórico e avalie a correção cabível. Não transfira automaticamente o fato para o mês da descoberta.

Referência: LC 214/2025 consolidada: arts. 47 e 348. Consultada em 02/10/2026. ↗

Referência: Receita Federal: orientações da reforma tributária e cronograma por documento. Consultadas em 02/10/2026. ↗

Leia também: Documento após o fechamento: como organizar a correção

Monte uma ficha por ocorrência e relacione os itens

A empresa deve explicar o que aconteceu com os bens. O contador confere a coerência das evidências e define o tratamento profissional. Um relatório interno pode organizar o caso, mas não transforma uma hipótese de extravio em fato comprovado.

Reúna os documentos conforme a causa: recontagem e movimentações para divergência de inventário; registros técnicos e de destinação para deterioração; documentação da ocorrência para roubo ou furto; comprovantes de expedição e recebimento para diferenças no transporte. Fotografias ajudam a identificar avarias, mas uma foto de uma caixa danificada não prova que todo o conteúdo perdeu utilidade.

Antes de descartar ou destruir mercadorias, confirme o procedimento e as exigências documentais aplicáveis. Este roteiro não estabelece um laudo universal, não dispensa formalidades e não recomenda produzir documentos retroativos. Preserve o que foi observado e a data de cada registro.

• Ocorrência: estabelecimento, local, data conhecida, causa confirmada ou ainda em investigação.
• Itens: código, descrição, lote quando disponível, quantidade e unidade de medida.
• Origem: chaves das notas, itens de aquisição, recebimento e movimentações posteriores.
• Créditos: IBS e CBS apropriados, vínculo com as aquisições e memória do valor em análise.
• Decisão: evidências faltantes, responsável, prazo e resultado da revisão contábil e fiscal.

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Exemplo: cinco unidades de diferença não são cinco unidades perdidas

Considere um exemplo hipotético de conferência. O controle mostra 120 unidades de um produto homogêneo, com custo unitário de R$ 80 já validado pela contabilidade. A primeira contagem encontra 115 unidades. A diferença inicial é de cinco unidades, equivalente a R$ 400 de custo para investigação.

A recontagem e os registros de movimentação localizam duas unidades em outro endereço do mesmo depósito. Elas não foram perdidas. Das 117 unidades agora localizadas, três estão deterioradas e sem aproveitamento, conforme a documentação do exemplo. Sobram três unidades ausentes cuja causa ainda não foi determinada.

A conciliação das quantidades fica assim: 114 unidades utilizáveis + 3 deterioradas + 3 ausentes = 120 unidades do controle. A deterioração documentada corresponde a R$ 240 de custo. As três ausentes representam outros R$ 240 ainda em investigação. Não se deve registrar R$ 400 de perda apenas porque essa era a diferença da primeira contagem.

Os R$ 240 de custo das unidades deterioradas não são o valor do estorno de IBS ou CBS. Para prepará-lo, o escritório precisa localizar os créditos vinculados à aquisição dessas três unidades e aplicar a regra pertinente. O exemplo não pressupõe crédito apropriado, não fixa alíquota e não calcula tributo.

Após a decisão, a empresa confere a movimentação de estoque autorizada e o escritório confere os registros contábeis e fiscais correspondentes. As três unidades ausentes continuam com responsável e prazo. Uma linha marcada como ajustada não encerra a investigação.

Perda no transporte tem enquadramento e autoria próprios

A NT 2025.002 v1.52 da NF-e distingue eventos para perdas em trânsito conforme quem contratou o transporte. Na seção 8.15, o evento 211124 é de autoria do destinatário da NF-e em notas de saída e se refere ao transporte contratado pelo adquirente. Na seção 8.16, o evento 112130 é de autoria do emitente em notas de saída e se refere ao transporte contratado pelo fornecedor.

Ambos são descritos para a NF-e modelo 55 e para as situações em trânsito delimitadas na nota técnica. Não use esses eventos como procedimento genérico para qualquer avaria descoberta dentro do depósito. Primeiro confira onde ocorreu o fato, quem contratou o transporte e quais documentos existem.

A publicação do leiaute não comprova que o evento está disponível no emissor ou no ambiente da empresa. Antes de executar, confirme versão, ambiente, aplicabilidade e retorno. Preserve o protocolo aceito quando houver registro. Uma solicitação enviada ou rejeitada não comprova evento registrado.

O tratamento fiscal também não encerra uma reclamação comercial ou um pedido de indenização. Mantenha a ocorrência, a eventual reposição e os valores a recuperar em controles relacionados, com comprovação própria. Não conte uma indenização solicitada como entrada de caixa confirmada.

Referência: SVRS: NT 2025.002 v1.52, seções 8.15 e 8.16 sobre perdas em trânsito. Consultada em 02/10/2026. ↗

Leia também: Frete nas compras: confira cobrança, documentos e IBS/CBS

Não estenda a mesma conclusão a todo tipo de baixa

Roubo ou furto de bem do ativo imobilizado tem regra específica no art. 47, § 7º, da LC 214/2025, com proporcionalidade vinculada à vida útil e às taxas de depreciação definidas em regulamento. O exemplo de mercadorias deste artigo não serve para calcular esse caso.

Queda do preço de venda, obsolescência, embalagem avariada e deterioração do bem não são expressões intercambiáveis. Descreva a condição observada e avalie o tratamento correspondente. Uma redução contábil de valor não deve ser convertida automaticamente no estorno tratado aqui.

Devolução ao fornecedor, transferência entre estabelecimentos e fornecimento gratuito também precisam da identificação correta da operação. Não registre uma perda para encerrar um fluxo que possui documento de devolução ou uma remessa ainda sem recebimento confirmado.

Para optantes do Simples Nacional e situações com regimes ou créditos específicos, confira as regras próprias antes de aplicar o roteiro do regime regular. Em qualquer caso, uma informação ausente deve permanecer identificada, sem ser preenchida por estimativa não sustentada.

Referência: LC 214/2025 consolidada: arts. 47 e 348. Consultada em 02/10/2026. ↗

Referência: Decreto 12.955/2026 atualizado: art. 48, estorno de créditos de CBS. Consultado em 02/10/2026. ↗

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Encerre o que foi resolvido e mantenha visível o que falta

O dossiê fica pronto para revisão quando outra pessoa autorizada consegue reconstruir o saldo anterior, a diferença encontrada, a causa, os documentos e a memória do tratamento proposto. A conclusão da ocorrência exige conferir os efeitos autorizados nos sistemas e conservar as exceções que continuarem abertas.

No acompanhamento do cliente, separe quantidade com causa identificada, quantidade ainda em investigação e ajustes efetivamente confirmados. Não apresente todos esses itens como perdas definitivas. Também não atribua economia à ferramenta apenas por ela mostrar o saldo.

A my selene dispõe de base fiscal e dados para apoiar a análise conforme a cobertura habilitada. Ao avaliar seu uso pelo escritório, escolha um caso concreto e confirme os documentos acessíveis, quem fornece a evidência física e quem aprova o tratamento. Este artigo não anuncia inventário físico, laudos, estorno de créditos ou apuração de IBS/CBS executados automaticamente pela plataforma.

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