Venda de equipamento usado: o que conferir para IBS e CBS

A venda começa pela identificação do bem

Uma empresa substitui uma máquina e encontra comprador para o equipamento antigo. A negociação parece simples: acertar o preço, receber uma entrada e liberar a retirada. Antes disso, o financeiro precisa relacionar o bem que sairá ao registro patrimonial e pedir ao contador a análise da operação. A nota de aquisição pode estar em um arquivo diferente daquele usado para controlar a máquina.

Este roteiro trata de equipamento pertencente à empresa e utilizado em sua própria atividade. Não abrange comércio habitual de usados, imóveis, venda seguida de arrendamento ou liquidação de uma empresa. A referência tributária principal é o regime regular de IBS e CBS; as diferenças do Simples Nacional e do ano de 2026 estão indicadas adiante.

As fontes foram consultadas em 3 de outubro de 2026. O objetivo é preparar uma venda verificável: identificar o bem, documentar a decisão comercial, conferir o documento fiscal, acompanhar a entrega e separar os registros financeiros e contábeis.

Referência: LC 214/2025 consolidada: arts. 4º, 12, 41 e 348. Consultada em 03/10/2026. ↗

Referência: CPC 27, revisão 22: itens 67, 69, 71 e 72, baixa de ativo imobilizado. Consultado em 03/10/2026. ↗

Leia também: Bens de capital: crédito de IBS/CBS, custo e depreciação

Ser usado ou estar depreciado não basta para afastar IBS e CBS

O art. 4º, § 4º, da LC 214/2025, na redação atualizada pela LC 227/2026, inclui operações do contribuinte com ativo não circulante e atividades econômicas não habituais. Por isso, vender uma máquina utilizada pela empresa não fica automaticamente fora do campo de IBS e CBS apenas porque a venda é eventual.

O art. 4º dos regulamentos da CBS e do IBS também inclui essas operações. Seu § 3º considera irrelevante a obtenção de lucro para caracterizar a operação. Assim, a conclusão contábil de que houve perda na venda não encerra a análise tributária.

Na preparação, evite duas instruções sem fundamento: emitir sem analisar porque o bem é antigo ou usar o valor contábil como valor obrigatório da nota. Leve ao contador o histórico do equipamento e as condições reais da negociação. Peça que a conclusão identifique regime, período e fundamento aplicável.

Referência: LC 214/2025 consolidada: arts. 4º, 12, 41 e 348. Consultada em 03/10/2026. ↗

Referência: Decreto 12.955/2026 atualizado: art. 4º e regras de produção de efeitos. Consultado em 03/10/2026. ↗

Referência: Resolução CGIBS 6/2026: art. 4º, operações com ativo não circulante. Consultada em 03/10/2026. ↗

Para uma venda em 2026, confira a transição

O art. 348, § 1º, da LC 214/2025 prevê dispensa de recolhimento de IBS e CBS em 2026 para sujeitos passivos que cumpram as obrigações acessórias aplicáveis. O inciso III, alínea c, afasta as alíquotas de teste das operações dos optantes pelo Simples Nacional. Isso exige identificar o regime antes de transportar uma orientação para outra empresa.

A conferência deve registrar o documento exigível, o ambiente utilizado e a situação da operação. Resultado em homologação demonstra um teste. Autorização de documento em produção confirma uma etapa fiscal, mas não comprova recebimento, entrega ou baixa patrimonial.

Não aplique uma alíquota futura estimada ao preço da máquina para anunciar o imposto de uma venda atual. Também não encerre a revisão dos demais tributos só porque houve dispensa de IBS/CBS. O contador precisa analisar a operação no período concreto. Este guia não calcula ICMS, PIS, Cofins, IRPJ ou CSLL.

Referência: LC 214/2025 consolidada: arts. 4º, 12, 41 e 348. Consultada em 03/10/2026. ↗

Referência: Decreto 12.955/2026 atualizado: art. 4º e regras de produção de efeitos. Consultado em 03/10/2026. ↗

Referência: Resolução CGIBS 13/2026: produção de efeitos do regulamento do IBS. Consultada em 03/10/2026. ↗

Leia também: IBS e CBS em 2026: o que conferir na NF-e antes do fechamento

Leia também: Simples Nacional e IBS/CBS: dados para decidir o regime

Separe preço, valor contábil e dinheiro recebido

O preço é a condição comercial aceita pelas partes. O valor contábil vem do controle patrimonial na data pertinente. O recebimento depende da liquidação das parcelas. A base de cálculo de IBS/CBS segue a regra do valor da operação, com os ajustes e exceções legais, conforme o art. 12 da LC 214/2025. Esses números não devem ocupar o mesmo campo no controle.

Exemplo hipotético: uma máquina tem custo contábil de R$ 60.000 e depreciação acumulada de R$ 42.000 na data considerada. Sem outras reduções ou ajustes nas premissas do exemplo, seu valor contábil é R$ 18.000. A empresa negocia a venda por R$ 15.000, com R$ 5.000 na entrega e R$ 10.000 a vencer em trinta dias.

Após a entrega e a confirmação da primeira parcela, o controle financeiro mostra R$ 5.000 recebidos e R$ 10.000 ainda a receber. O preço continua sendo R$ 15.000. A diferença aritmética entre preço e valor contábil é negativa em R$ 3.000. Ela não representa um tributo, uma base tributária negativa ou o resultado contábil final sem os demais ajustes.

Pelo CPC 27, itens 67, 69 e 71, quando aplicável à entidade, a baixa acompanha a alienação, cuja data considera a obtenção do controle pelo recebedor; o ganho ou perda compara o valor líquido da alienação ao valor contábil. Cabe ao contador validar a norma aplicável e os ajustes. O exemplo não inclui tributos, custos de venda ou componente financeiro.

Referência: LC 214/2025 consolidada: arts. 4º, 12, 41 e 348. Consultada em 03/10/2026. ↗

Referência: CPC 27, revisão 22: itens 67, 69, 71 e 72, baixa de ativo imobilizado. Consultado em 03/10/2026. ↗

Leia também: Preço de venda na reforma tributária: como preparar a simulação

Monte uma ficha que acompanhe a máquina até a saída

A ficha abaixo é uma sugestão operacional, não um formulário fiscal obrigatório. Ela permite que quem negocia, quem entrega e quem registra trabalhem com o mesmo equipamento. O identificador interno deve aparecer nas referências dos documentos, evitando confundir duas máquinas semelhantes.

Antes de aceitar a proposta, confira se os acessórios incluídos no preço pertencem ao mesmo conjunto patrimonial. Um motor substituído, um módulo vendido separadamente ou uma ferramenta adquirida depois podem exigir reconciliação com registros próprios. Descrever apenas máquina usada deixa essa diferença escondida.

• Bem: descrição, número de série quando existente, código patrimonial, estabelecimento, localização e componentes incluídos.
• Origem: documento de aquisição, ficha patrimonial, histórico de alterações e eventual contrato com restrição de venda.
• Negociação: comprador, proposta aceita, preço, parcelas, responsabilidade por transporte e autorização interna.
• Fiscal: responsável pela análise, regime, data, documento aplicável, decisão sobre os campos e retorno da emissão.
• Entrega: data, local, identificação do recebedor autorizado, itens entregues e divergências registradas.
• Fechamento: recebimentos comprovados, saldo a receber, referência da baixa contábil e pendências por responsável.

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Confira a operação antes, durante e depois da retirada

Antes da emissão, envie ao contador a ficha do bem e a proposta efetivamente aceita. Uma simulação comercial anterior pode ter preço ou destino diferentes. Confirme quem revisará o tratamento fiscal e quem poderá liberar a retirada. Se houver alteração, mantenha a versão anterior e a justificativa da nova condição.

No documento, confira a identidade das partes e a descrição que permita reconhecer o equipamento vendido. O responsável fiscal deve definir os códigos e campos conforme a operação e o emissor aplicável. Não copie o cadastro de uma mercadoria de revenda nem presuma que o XML de compra pode ser reaproveitado sem análise.

Na entrega, confronte o número de série, os componentes e as condições acordadas. Guarde a evidência de quem recebeu e registre ressalvas. Se a empresa entrega três acessórios e o aceite registra apenas dois, existe uma pendência documental que precisa de solução. Uma transferência bancária não responde qual peça saiu.

No financeiro, relacione cada parcela ao acordo e ao movimento bancário confirmado. No exemplo, a entrada de R$ 5.000 encerra apenas a primeira parcela. Os R$ 10.000 restantes continuam com vencimento e responsável pelo acompanhamento. Se o comprador depositar um valor diferente, registre a diferença antes de concluir a baixa financeira.

No fechamento, peça ao escritório a confirmação do registro contábil e da data adotada. Relacione a referência da baixa à ficha original e à documentação da venda. A retirada física não deve deixar um equipamento ativo no cadastro por falta de comunicação; tampouco um acordo ainda não executado justifica apagar a ficha sem revisão.

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Separe situações que mudam a análise

O procedimento deve parar na etapa afetada quando faltar uma informação decisiva. Isso não impede organizar os outros documentos. Uma pendência precisa dizer o que falta, quem consegue fornecer a informação e qual ação depende dela.

• Simples Nacional: confirme o regime e o período da venda com o contador. Não aplique automaticamente o tratamento preparado para uma empresa do regime regular.
• Bem totalmente depreciado: preserve o histórico e o documento de venda. Valor contábil zerado não comprova ausência de tributação nem dispensa a conferência da operação.
• Venda a sócio ou parte relacionada: encaminhe a relação entre as partes e a justificativa do preço para análise específica. O roteiro não determina o valor fiscal aceitável.
• Equipamento financiado, arrendado ou oferecido em garantia: reúna os contratos e confirme titularidade, restrições e condições de liberação antes de prometer a entrega. Vender o bem não comprova quitação da dívida.
• Troca por outra máquina, doação, sucata ou venda com serviço de instalação: descreva cada entrega e contraprestação. Não reutilize a conclusão da venda simples sem revisar o caso.
• Cancelamento ou devolução: preserve o vínculo com a venda original e trate separadamente documento, retorno físico, dinheiro e registros contábeis.

Referência: LC 214/2025 consolidada: arts. 4º, 12, 41 e 348. Consultada em 03/10/2026. ↗

Referência: Decreto 12.955/2026 atualizado: art. 4º e regras de produção de efeitos. Consultado em 03/10/2026. ↗

Referência: Resolução CGIBS 6/2026: art. 4º, operações com ativo não circulante. Consultada em 03/10/2026. ↗

Referência: CPC 27, revisão 22: itens 67, 69, 71 e 72, baixa de ativo imobilizado. Consultado em 03/10/2026. ↗

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Encerre as etapas com provas separadas

A venda fica organizada quando a empresa consegue localizar o bem vendido, a condição aprovada, a análise fiscal, a entrega, o saldo financeiro e a confirmação contábil. Em uma venda a prazo, é possível ter entrega e baixa patrimonial conferidas enquanto o acompanhamento da parcela futura permanece aberto. Use estados separados para que uma pendência não desapareça dentro de um único marcador de concluído.

Para avaliar o apoio da my selene na preparação documental, escolha uma venda real e confirme quais dados fiscais estão acessíveis na cobertura habilitada. Identifique também o que depende do controle patrimonial, do contrato e do responsável da empresa. Este roteiro não anuncia cálculo de ganho de capital, gestão patrimonial, apuração de IBS/CBS ou split payment automáticos na plataforma.

Na conversa, leve o identificador do equipamento, a data prevista de retirada e o documento que falta. Isso permite definir um próximo passo com responsável. A utilidade deve ser avaliada pelo trabalho efetivamente conferido; o artigo e a organização dos arquivos não comprovam economia de tempo ou resultado financeiro.

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